Vous êtes un entrepreneur expérimenté et pensez avoir les compétences nécessaires pour mener à bien les projets. Cependant, vous vous sentez souvent dépassé. Vous avez l’impression de manquer de temps et de ne pas pouvoir suivre toutes les tâches professionnelles que vous devez accomplir. Si vous êtes dans cette situation, voici dix conseils pour vous aider à améliorer votre organisation et productivité.
Définir votre rythme de travail
Il n’y a pas de méthode de travail plus efficace que de travailler à l’heure qui vous convient ! Vous devez identifier les moments de la journée où vous vous sentez le plus à l’aise pour travailler. Cela vous aidera à vous concentrer et à être plus productif. Ensuite, vous pouvez répartir les tâches de la journée en fonction des priorités.
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Organisation de l’environnement de travail
Le désordre est le principal ennemi de la productivité. Un espace de travail organisé, bien rangé et confortable vous permettra d’atteindre des performances élevées. Éviter d’accumuler sur le bureau vous aidera à vous libérer l’esprit. Si vous avez l’impression que le rangement est une perte de temps, pensez à faire une pause pour vous y consacrer. Il est également possible d’adapter votre environnement à votre personnalité pour stimuler votre créativité.
Créer une liste de tâches
Pour éviter de penser constamment aux tâches importantes, aux tâches à revoir et aux tâches en cours, l’idéal est de mettre en place des listes. Le fait d’écrire les éléments importants sur une liste est un moyen rapide et facile de les accomplir. Les listes de tâches en ligne et les espaces de travail gratuits comme Trello vous permettent de diviser les projets et de dresser la liste des tâches et des délais sous forme de tableau.
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Fixer des objectifs réalistes
Si vous ne voulez pas rendre la vie difficile à vos employés, à votre famille et à vous-même, définissez clairement vos objectifs. Définissez chaque jour ce qui est important et ce qui ne l’est pas. En d’autres termes, établissez un plan d’action pour que vos tâches quotidiennes se déroulent plus facilement.
Savoir se mettre au travail
Les choses sont en ordre, les listes ont été préparées et les objectifs ont été clairement fixés. Mais si vous ne savez pas par où commencer, il est évident de repousser ce moment. Vous avez tout de même maintenant la capacité d’agir efficacement. Pour cela, il est impératif de réaliser une seule tâche à la fois, en commençant par les plus urgentes. Pour vous concentrer, éteignez votre téléphone portable et éloignez-vous des distractions.
Établir une routine
L’établissement d’une routine est essentiel pour une organisation durable. La planification des tâches, la hiérarchisation des objectifs et la mise au point peuvent accroître la rentabilité. Développer des habitudes saines vous permettra d’éviter les erreurs.
Rester alerte et efficace
Le meilleur moyen d’éviter que les tâches répétitives ne vous endorment est d’injecter de la créativité dans vos projets. Si possible, passez quelques heures à travailler à l’extérieur. Si vous en avez assez de rester devant l’écran, changez d’approche et revenez au bon vieux papier et au crayon pendant un certain temps.
Déléguer pour augmenter la productivité
La vie quotidienne d’un entrepreneur est remplie de tâches qui prennent du temps et de l’énergie. C’est pourquoi vous devez déléguer certains aspects de votre activité à d’autres. Apprendre à déléguer, quelle que soit la complexité de la tâche, est essentiel au bon fonctionnement de votre entreprise. Vous gagnerez ainsi du temps qui pourrait être consacré à d’autres actions importantes.
Faites l’inventaire des tâches accomplies
Une fois par semaine ou par mois, faites une évaluation de votre travail et votre organisation. Le but de cette étape n’est pas de vous faire des reproches, mais d’analyser ce que vous devez corriger afin d’améliorer vos performances. Examinez vos progrès et voyez les domaines dans lesquels vous avez réussi et, à l’inverse, ceux dans lesquels vous devez faire des ajustements.
Faites une pause
En tant qu’entrepreneur, vous ne pouvez pas toujours ralentir. Mais si vous voulez rester concentré et productif sur le long terme, il est recommandé de faire des pauses régulières. Pour ce faire, il existe une méthode de gestion du temps appelée « technique Pomodoro« . Selon celle-ci, vous faites une pause de cinq minutes toutes les 25 minutes. Puis, après quatre cycles, vous faites une pause plus longue de 20 minutes.
Utiliser des outils de gestion de temps et de tâches
Pour améliorer votre productivité et votre organisation, vous pouvez aussi utiliser des outils de gestion du temps et de tâches. Les applications de suivi du temps peuvent vous aider à évaluer le temps que vous passez sur chaque tâche, ce qui peut être utile pour ajuster les priorités ou éliminer les distractions. Les applications de gestion des tâches telles que Trello ou Asana sont aussi efficaces pour organiser vos projets en sections, lister les étapes nécessaires et suivre l’avancement.
Vous devez identifier quels outils conviennent le mieux à vos besoins spécifiques et à ceux de votre entreprise. Par exemple, si vous travaillez dans une petite entreprise avec une équipe réduite, il serait judicieux d’utiliser un logiciel simple plutôt qu’un logiciel complexe destiné aux grandes entreprises.
N’hésitez pas à intégrer des fonctionnalités automatisées pour gagner du temps. Par exemple, utilisez la fonction « rappel » pour ne pas oublier certaines choses importantes ou la planification automatique d’e-mails lorsque cela est possible.
Apprendre à dire non et à prioriser les tâches importantes
Apprendre à dire non et à prioriser les tâches importantes est essentiel pour améliorer votre productivité. Dire oui à tout ce qui se présente peut sembler être une bonne idée, mais cela peut rapidement vous submerger et vous empêcher de terminer les tâches les plus importantes.
Si vous devez demander quelque chose que vous ne pouvez pas faire ou qui n’est pas une priorité, expliquez-lui pourquoi. Dites-leur que vous êtes déjà débordé(e) avec des projets en cours et que leur demande doit attendre un peu.
Une fois que vous avez appris à dire non, votre discipline dans le classement des tâches permettra aussi de gagner du temps dans l’exécution des projets. Il faut aussi savoir combien de charge mentale on peut prendre avant d’être moins performant-e-s afin d’éviter l’épuisement professionnel. Le fait de travailler sur les bonnes choses au bon moment signifie aussi qu’il y a moins besoin de multitasking (faire plusieurs choses en même temps), car chaque projet obtient toute l’attention dont il a besoin sans avoir besoin d’autres distractions.
Vous devez noter qu’il existe des tâches qui peuvent être transférées à quelqu’un d’autre. Si vous travaillez en équipe, assignez certains collaborateurs pour s’occuper de certains projets. Cela permettra non seulement à votre entreprise de fonctionner plus efficacement, mais aussi de soulager un peu votre charge mentale et le stress correspondant associé.
En suivant ces conseils clés, vous pouvez améliorer considérablement votre organisation et votre productivité sans sacrifier le temps que vous passez avec vos amis et votre famille ainsi qu’une vie personnelle équilibrée.
